SaaS 도입 전략, 무엇을 기준으로?

회사에서 새로운 소프트웨어를 도입할 때, 요즘 가장 먼저 떠오르는 방식이 SaaS(Software as a Service)죠. 설치 없이 웹에서 바로 사용 가능하고, 유지보수 걱정도 덜고, 확장도 쉽고… 장점이 많습니다. 그런데 막상 도입하려고 하면 어떤 기준으로 골라야 할지 막막하다는 말, 정말 많이 듣습니다.

저도 다양한 SaaS를 도입하면서 느꼈던 건, ‘기능’보다 ‘전략’이 더 중요하다는 거예요. 그냥 좋아 보인다고 써보기 시작하면 비용은 쌓이고, 사용률은 떨어지고, 결국 방치되는 SaaS가 됩니다. 그래서 오늘은 실제 현장에서 쓰이는 ‘현실적인 SaaS 도입 전략’에 대해 이야기해보려고 해요.

📌 목차

SaaS 도입, 왜 필요할까?
기능만 보면 낭패 본다 – 도입 기준 5가지
팀 규모별 SaaS 선택 기준은 다르다
SaaS 도입 전 꼭 확인해야 할 체크리스트
실전에서 써먹는 SaaS 운영 노하우

SaaS 도입 전략, 무엇을 기준으로?

1. SaaS 도입, 왜 필요할까?

우선 왜 SaaS가 각광받는지 간단하게 짚고 넘어가야겠죠. 예전에는 ERP든 CRM이든 도입하려면 서버 설치하고 라이선스 사고 교육 받고… 시간과 비용이 많이 들었어요. 그런데 SaaS는 인터넷만 있으면 바로 사용 가능하고, 보안·업데이트·장애 대응도 공급사에서 처리해줍니다.

이런 장점 덕분에 스타트업, 중소기업은 물론 대기업까지도 SaaS로 이동 중이에요. 클라우드 기반이라 확장도 유연하고, 업무 생산성도 꽤 올라갑니다. 하지만 중요한 건 ‘무엇을’, ‘왜’, ‘어떻게’ 도입하느냐예요.

✔ 실전 팁: “남들도 다 써서 좋아 보인다”는 이유로 도입하면 100% 후회합니다. 내부 업무 흐름에 진짜로 맞는지를 먼저 봐야 해요.

2. 기능만 보면 낭패 본다 – 도입 기준 5가지

기능이 많다고 무조건 좋은 건 아닙니다. 도입 전에는 아래 5가지 기준을 꼭 따져보세요.

📌 1) 실제 업무와의 적합도: 우리 팀이 자주 사용하는 기능이 있는가?
📌 2) 사용 편의성: UX가 직관적이고, 비IT 부서도 쉽게 쓸 수 있는가?
📌 3) 데이터 연동성: 기존 시스템이나 다른 SaaS와 잘 연결되는가?
📌 4) 보안 및 규정 준수: 국내·외 개인정보 보호 기준을 충족하는가?
📌 5) 비용 대비 활용도: 한 달에 몇 명이 실제 쓰는지, ROI는 나오는가?

한 번 도입한 SaaS는 쉽게 바꾸기 어렵기 때문에, 초반에 제대로 따져보는 게 정말 중요해요.

✔ 실전 팁: 트라이얼 기간 동안 내부 팀원 3~5명이 실제 업무에 써보고 피드백을 수집하는 테스트 플로우를 추천합니다.

3. 팀 규모별 SaaS 선택 기준은 다르다

SaaS는 회사 규모나 업무 특성에 따라 선택 기준이 달라요. 아래는 제가 직접 경험해본 팀 규모별 전략입니다.

👶 1~10인 팀: 단순하고 빠른 의사결정, 가격이 가장 중요. 협업 툴은 Notion이나 ClickUp처럼 다기능 통합형이 유리.
👨‍👩‍👧‍👦 11~50인 팀: 역할 분담이 생기기 시작하니 업무별 SaaS 분리 필요. 영업은 CRM, 마케팅은 이메일 툴 등 분야별 선택.
🏢 50인 이상: 통합 관리가 중요해지고, 데이터 연동성과 계정 통제가 핵심. SSO, 관리 콘솔, 로그 추적이 되는 SaaS 우선.

✔ 실전 팁: 규모가 커질수록 “누가, 언제, 어떤 SaaS를 쓰고 있는지” 추적 가능한 SaaS 관리 시스템이 필수예요.

4. SaaS 도입 전 꼭 확인해야 할 체크리스트

도입 전 체크리스트는 꼭 만들어서 써야 합니다. 아래는 제가 실제로 쓰고 있는 기본 폼이에요.

✅ 트라이얼 제공 여부
✅ 한국어 지원 가능 여부 (UI + 고객지원)
✅ API 제공 여부 (자동화 연동 목적)
✅ 모바일 사용성
✅ 백업 & 데이터 이관 정책
✅ 해지 시 정책 (데이터 보존, 정산)
✅ 보안 인증 여부 (ISO 27001 등)

이 체크리스트만 제대로 확인해도, 나중에 생길 대부분의 문제를 미리 방지할 수 있어요.

✔ 실전 팁: SaaS 벤더에게 직접 질문해서 문서로 답을 받아두세요. 나중에 이슈 생겼을 때 책임 소재를 분명히 할 수 있습니다.

5. 실전에서 써먹는 SaaS 운영 노하우

SaaS는 도입보다 ‘운영’이 더 중요합니다. 몇 가지 실전 운영 노하우를 정리해볼게요.

📊 사용률 모니터링: 실제 사용 빈도를 주기적으로 확인하고, 미사용자는 권한 회수
📁 문서화: SaaS별 사용 매뉴얼 및 FAQ를 공유해서 학습 비용 줄이기
👥 담당자 지정: SaaS별로 관리자 1인을 지정해서 책임 소재 분명히 하기
💰 비용 점검: 월간/분기별 SaaS 지출 리포트를 만들어보고, 유휴 SaaS는 정리

✔ 실전 팁: SaaS가 너무 많아지면 ‘SaaS 정리의 SaaS’가 필요해집니다. SaaS 자산관리 툴도 검토해보세요 (예: BetterCloud, Torii 등).

마무리하며

SaaS는 분명한 혁신입니다. 빠르게 도입하고, 유지보수 부담을 줄이며, 업무 효율을 높여주는 도구죠. 하지만 아무 생각 없이 도입하면 ‘비용만 늘고, 효과는 없는’ 상황에 빠질 수 있어요.

진짜 중요한 건 기능보다 ‘우리 조직에 잘 맞는가?’입니다. 업무 흐름, 사용 편의성, 데이터 관리, 보안, 비용 등 종합적으로 고민해야 SaaS 도입의 성공 확률이 올라가요.