노션으로 업무효율 높이는 방법

안녕하세요! 여러분도 노션(Notion)을 사용해보셨나요? 저는 작년에 처음 노션을 접하고 나서 완전 빠져버렸어요. 처음에는 그냥 메모장처럼 사용했는데, 점점 더 다양한 기능을 알게 되면서 지금은 학교 과제부터 동아리 활동, 일상 계획까지 모든 걸 노션으로 관리하고 있답니다. 오늘은 제가 직접 경험하고 배운 노션으로 업무 효율을 높이는 방법들을 소개해드릴게요. 특히 고등학생인 저도 쉽게 활용할 수 있는 팁들이니 따라해보세요!

1. 노션의 기본 기능 활용하기

노션은 정말 다양한 기능을 제공하지만, 기본 기능만 잘 활용해도 업무 효율을 크게 높일 수 있어요.

페이지 간 링크 생성하기

노션에서는 다른 페이지로의 링크를 쉽게 만들 수 있어요. '@'를 입력하고 페이지 이름을 쓰면 해당 페이지로 바로 이동할 수 있는 링크가 생성됩니다. 이렇게 하면 관련된 정보를 빠르게 찾을 수 있어 시간을 절약할 수 있어요. 저는 과목별 노트를 만들고 연관된 내용끼리 링크를 걸어두어 시험 공부할 때 정말 편하게 사용하고 있답니다.

블록 기능 활용하기

노션의 가장 큰 특징은 블록 기반 구조라는 점이에요. 텍스트, 이미지, 표, 체크리스트 등 다양한 블록을 자유롭게 배치하고 이동할 수 있어요. 슬래시(/) 명령어를 사용하면 원하는 블록을 빠르게 추가할 수 있답니다. 예를 들어, '/체크'를 입력하면 체크리스트가, '/표'를 입력하면 표가 생성돼요. 이 기능을 활용하면 문서를 더 구조적으로 만들 수 있어요.

토글 리스트 활용하기

토글 리스트는 접었다 펼쳤다 할 수 있는 목록이에요. 슬래시(/) 명령어로 '/토글'을 입력하면 만들 수 있어요. 이 기능을 활용하면 긴 내용을 정리할 때 화면을 깔끔하게 유지할 수 있어요. 저는 각 과목의 단원별 내용을 토글 리스트로 정리해 필요한 부분만 펼쳐보며 공부하고 있어요.

2. 템플릿으로 시간 절약하기

반복적인 작업을 할 때마다 같은 형식의 페이지를 처음부터 만드는 건 정말 시간 낭비예요. 노션의 템플릿 기능을 활용하면 이런 반복 작업을 크게 줄일 수 있답니다.

나만의 템플릿 만들기

자주 사용하는 형식이 있다면 그것을 템플릿으로 만들어두세요. 예를 들어, 저는 매일 쓰는 일기 템플릿, 과제 계획 템플릿, 독서 기록 템플릿 등을 만들어두었어요. 템플릿을 만들려면 원하는 형식의 페이지를 먼저 만든 후, 오른쪽 상단의 '...' 메뉴에서 '템플릿으로 저장'을 선택하면 돼요. 이렇게 해두면 새 페이지를 만들 때 템플릿을 선택해서 바로 사용할 수 있어요.

템플릿 활용 팁

템플릿을 만들 때는 최대한 상세하게 구성하는 것이 좋아요. 제목, 날짜, 카테고리 등 기본 정보부터 체크리스트, 참고 자료 등을 미리 넣어두면 나중에 내용만 채우면 되니까 훨씬 편리해요. 저는 과제 템플릿에 '과제명', '제출일', '중요도', '진행 상황', '참고 자료' 등의 항목을 미리 넣어두었어요.

템플릿 사용 시 주의점

템플릿을 너무 많이 만들면 오히려 어떤 템플릿을 사용해야 할지 헷갈릴 수 있어요. 정말 자주 사용하는 형식만 템플릿으로 만들고, 템플릿 이름을 명확하게 지정해두는 것이 좋아요. 또한 템플릿은 시간이 지나면서 업데이트가 필요할 수 있으니 주기적으로 검토하고 개선하는 것이 좋답니다.

3. 데이터베이스로 업무 관리하기

노션의 데이터베이스 기능은 정보를 체계적으로 관리하는 데 정말 유용해요. 테이블, 갤러리, 칸반보드, 캘린더 등 다양한 형태로 정보를 볼 수 있어 상황에 맞게 활용할 수 있답니다.

할 일 관리하기

데이터베이스를 활용하면 할 일을 효과적으로 관리할 수 있어요. 테이블 형태로 할 일 목록을 만들고, '상태', '우선순위', '마감일' 등의 속성을 추가하세요. 그리고 같은 데이터베이스를 칸반보드 뷰로 보면 'To do', 'Doing', 'Done' 상태별로 할 일을 한눈에 파악할 수 있어요. 캘린더 뷰로 보면 일정별로 할 일을 확인할 수 있고요. 저는 학교 과제와 시험 일정을 이렇게 관리하고 있어요.

관계형 데이터베이스 활용하기

노션의 강력한 기능 중 하나는 데이터베이스 간 관계를 설정할 수 있다는 점이에요. '관계형' 속성을 추가하면 다른 데이터베이스의 항목과 연결할 수 있어요. 예를 들어, '프로젝트' 데이터베이스와 '할 일' 데이터베이스를 연결하면 각 프로젝트에 관련된 할 일을 쉽게 찾을 수 있어요. 저는 '과목' 데이터베이스와 '과제' 데이터베이스를 연결해서 과목별로 과제를 관리하고 있답니다.

필터와 정렬 기능 활용하기

데이터베이스에서 필터와 정렬 기능을 활용하면 원하는 정보만 빠르게 찾을 수 있어요. 예를 들어, '마감일이 이번 주인 할 일'만 필터링하거나, '우선순위가 높은 순'으로 정렬할 수 있어요. 이렇게 하면 중요한 일을 놓치지 않고 효율적으로 처리할 수 있답니다. 저는 시험 기간에 '과목'과 '중요도'로 필터링해서 공부 계획을 세우고 있어요.

4. 키보드 단축키와 버튼 기능 활용하기

노션에서 작업 속도를 높이는 가장 좋은 방법 중 하나는 키보드 단축키와 버튼 기능을 활용하는 거예요. 마우스를 덜 사용하고 키보드로 빠르게 명령을 실행하면 시간을 크게 절약할 수 있답니다.

자주 사용하는 단축키

노션에는 정말 많은 단축키가 있지만, 몇 가지 핵심 단축키만 알아도 작업 속도가 크게 향상돼요.

Ctrl + / (또는 Cmd + /): 모든 단축키 목록 보기
Ctrl + B (또는 Cmd + B): 텍스트 굵게 만들기
Ctrl + I (또는 Cmd + I): 텍스트 기울이기
Ctrl + K (또는 Cmd + K): 링크 삽입하기
/ : 블록 명령어 (다양한 블록 추가)
@ : 페이지나 사람 멘션하기

이 단축키들을 자주 사용하다 보면 자연스럽게 익숙해지고, 노션 사용 속도가 빨라질 거예요.

버튼 기능 활용하기

노션의 버튼 기능을 활용하면 반복적인 작업을 자동화할 수 있어요. 슬래시(/) 명령어로 '/버튼'을 입력하면 버튼을 만들 수 있어요. 버튼을 클릭했을 때 어떤 동작을 할지 설정할 수 있는데, 새 페이지 생성, 데이터베이스 항목 추가 등 다양한 동작을 설정할 수 있어요.

예를 들어, '할 일 추가' 버튼을 만들어서 클릭하면 미리 설정해둔 형식의 할 일이 데이터베이스에 자동으로 추가되게 할 수 있어요. 이렇게 하면 매번 새 항목을 만들고 형식을 설정하는 번거로움을 줄일 수 있답니다. 저는 '오늘의 일기 쓰기' 버튼을 만들어서 클릭하면 오늘 날짜가 자동으로 입력된 일기 템플릿이 생성되게 해두었어요.

5. 팀 협업을 위한 노션 활용법

노션은 개인 사용뿐만 아니라 팀 프로젝트나 동아리 활동 등 여러 사람과 함께 작업할 때도 정말 유용해요. 실시간으로 정보를 공유하고 협업할 수 있어 효율성을 크게 높일 수 있답니다.

팀 위키 만들기

팀에서 공유해야 할 정보가 많다면 '팀 위키'를 만들어보세요. 중요한 정보, 규칙, 가이드라인 등을 한곳에 모아두면 모든 팀원이 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있어요. 저희 동아리에서는 동아리 소개, 회칙, 주요 활동 내용, 회의록 등을 노션 위키로 만들어 관리하고 있어요. 새 부원이 들어와도 위키만 보면 동아리에 대한 모든 정보를 알 수 있어 정말 편리해요.

실시간 회의록 작성하기

노션은 실시간 협업이 가능해서 회의록 작성에 아주 유용해요. 회의 중에 여러 사람이 동시에 노션 페이지에 접속해서 내용을 기록하고, 의견을 추가하고, 할 일을 할당할 수 있어요. 이렇게 하면 회의가 끝난 후 바로 정리된 회의록을 공유할 수 있어 시간을 절약할 수 있답니다. 저희 동아리에서는 회의 때마다 노션으로 회의록을 작성하고, 각자 맡은 일을 체크리스트로 만들어 진행 상황을 실시간으로 공유하고 있어요.

권한 설정하기

노션에서는 페이지나 데이터베이스별로 다양한 권한을 설정할 수 있어요. '전체 접근 가능', '편집 가능', '댓글만 가능', '읽기만 가능' 등 상황에 맞게 권한을 설정할 수 있어요. 중요한 정보가 포함된 페이지는 특정 팀원만 편집할 수 있게 하고, 일반적인 정보는 모두가 편집할 수 있게 설정하는 등 유연하게 관리할 수 있답니다. 저희 동아리에서는 회칙이나 중요 정보는 임원진만 편집할 수 있게 하고, 활동 계획이나 아이디어 모음은 모든 부원이 자유롭게 편집할 수 있게 설정해두었어요.

6. 주간업무일지 작성 꿀팁

노션으로 주간업무일지를 작성하면 업무 진행 상황을 한눈에 파악하고, 성과를 쉽게 정리할 수 있어요. 특히 학생이라면 학습 계획과 진행 상황을 체계적으로 관리할 수 있답니다.

태그와 필터로 체계적 관리

업무나 과제를 태그로 분류하고 필터 기능을 활용하면 필요한 정보만 손쉽게 찾아볼 수 있어요. 우선순위, 진행 상태, 과목별로 태그를 달아 체계적으로 관리해보세요. 저는 과제와 공부 계획에 '긴급', '중요', '일반' 같은 우선순위 태그와 '진행 중', '완료', '보류' 같은 상태 태그를 달아 관리하고 있어요. 이렇게 하면 중요한 일을 놓치지 않고 처리할 수 있답니다.

투두리스트와 캘린더 연동

투두리스트와 캘린더를 연동하면 할 일과 일정을 효과적으로 관리할 수 있어요. 데이터베이스로 투두리스트를 만들고, 같은 데이터베이스를 캘린더 뷰로 보면 일정별로 할 일을 확인할 수 있어요. 이렇게 하면 매일 해야 할 일을 체크하면서 주간 업무일지가 자동으로 완성되는 효과를 얻을 수 있답니다. 저는 매일 아침 오늘의 할 일을 체크하고, 주말에는 한 주 동안의 성과를 정리하는 습관을 들였어요.

드래그 앤 드롭으로 간편한 일정 변경

노션의 드래그 앤 드롭 기능을 활용하면 일정 변경이 정말 쉬워요. 칸반보드나 캘린더에서 할 일을 드래그해서 상태를 변경하거나 날짜를 조정할 수 있어요. 예상보다 일이 길어지거나 우선순위가 바뀌었을 때 빠르게 일정을 조정할 수 있어 유연하게 계획을 관리할 수 있답니다. 저는 시험 기간에 공부 계획이 바뀔 때마다 드래그 앤 드롭으로 쉽게 일정을 조정하고 있어요.

결론

노션은 정말 다양한 기능을 제공하는 강력한 도구예요. 기본 기능부터 시작해서 템플릿, 데이터베이스, 단축키, 버튼 기능 등을 활용하면 업무 효율을 크게 높일 수 있답니다. 특히 팀 협업과 주간업무일지 작성에도 정말 유용하게 활용할 수 있어요.

처음에는 모든 기능을 한꺼번에 배우려고 하지 말고, 필요한 기능부터 하나씩 익혀가는 것이 좋아요. 노션은 사용하면 할수록 더 많은 가능성을 발견하게 되는 도구니까요. 여러분도 노션을 활용해서 더 효율적으로 일하고 공부하는 습관을 만들어보세요!

노션으로 업무효율 높이는 방법